Kort svar: Arbeidsgiver skal lage oppfølgingsplan sammen med den sykmeldte senest når vedkommende har vært helt eller delvis borte i fire uker, og innkalle til dialogmøte 1 senest innen sju uker ved helt fravær. Begge deler følger av arbeidsmiljøloven §4-6, og arbeidsgiver skal kunne dokumentere at det er gjort. NAV vurderer aktivitetsplikten ved åtte uker og holder dialogmøte 2 senest ved 26 uker etter folketrygdloven kapittel 8.
To regelverk går parallelt, og det er her mange ledere går seg vill. Arbeidsgivers egne frister står i arbeidsmiljøloven. NAVs oppgaver og den sykmeldtes plikter overfor trygden står i folketrygdloven. Under går vi gjennom begge, i den rekkefølgen de kommer.
Vil du ha hele løpet i fingrene, går kurset i sykefraværsoppfølging gjennom planen, dialogmøtene, NAV-løpet og den gode samtalen på rundt 60 minutter. Det er gratis å starte.
Fristene steg for steg
- Dag 1 til 16: arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiver betaler sykepenger i opptil 16 kalenderdager (folketrygdloven §8-19).
- Så tidlig som mulig: start arbeidet med oppfølgingsplanen (aml §4-6 tredje ledd).
- Senest ved 4 uker: oppfølgingsplanen er laget i samråd med den ansatte og sendt til sykmelder.
- Senest innen 7 uker: dialogmøte 1 ved helt fravær (aml §4-6 fjerde ledd).
- Senest innen 8 uker: den sykmeldte skal være i arbeidsrelatert aktivitet, med unntak (folketrygdloven §8-8). NAV vurderer om plikten er oppfylt.
- Senest ved 26 uker: NAV holder dialogmøte 2 (folketrygdloven §8-7 a). Oppdatert plan sendes NAV senest en uke før.
- 248 sykepengedager: retten til sykepenger fra trygden opphører etter 248 dager, om lag ett år (§8-12).
- 12 måneder: den ansatte kan ikke sies opp på grunn av sykdommen de første 12 månedene (arbeidsmiljøloven §15-8).
Oppfølgingsplanen innen fire uker
Planen skal lages i samråd med den ansatte, ikke ensidig av lederen. Den skal være klar senest når den ansatte har vært helt eller delvis borte i fire uker, så fristen gjelder også ved gradert sykmelding. Unntaket er når en plan er åpenbart unødvendig, for eksempel ved et kort fravær der den ansatte uansett er tilbake om få dager.
Loven sier hva planen skal inneholde:
- en vurdering av arbeidsoppgavene og arbeidsevnen
- aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi
- aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene
- plan for videre oppfølging
Arbeidsgiver skal sørge for at planen sendes til sykmelder så snart den er laget, og senest etter fire uker. Før dialogmøter som NAV innkaller til, skal en oppdatert plan sendes til NAV senest en uke før. NAV har et digitalt skjema for planen i tjenesten «Dine sykmeldte», men loven krever ikke et bestemt format.
Planen bygger på tilretteleggingsplikten i §4-6 første ledd: har den ansatte fått redusert arbeidsevne, skal arbeidsgiver så langt det er mulig sette inn tiltak slik at vedkommende kan beholde eller få et passende arbeid. Justert arbeidstid, andre oppgaver en periode, tekniske hjelpemidler og gradvis opptrapping er typiske tiltak.
Dialogmøte 1 innen sju uker
Ved helt fravær skal arbeidsgiver innkalle til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen sju uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved delvis fravær skal møtet holdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder mener det er hensiktsmessig.
Hvem deltar: den ansatte og arbeidsgiver. Sykmelder skal innkalles hvis både arbeidsgiver og arbeidstaker, eller arbeidstakeren alene, ønsker det. NAV, bedriftshelsetjenesten og andre relevante aktører kan innkalles hvis arbeidsgiver eller arbeidstaker ønsker det, men helsepersonell som behandler den ansatte kan ikke kalles inn hvis den ansatte motsetter seg det.
Hva møtet handler om: dere går gjennom oppfølgingsplanen, hva den ansatte kan gjøre, og hvilken tilrettelegging som er mulig. NAV skriver at diagnosen ikke skal være tema for møtet. Bli enige om et mål og hvem som gjør hva videre, og oppdater planen etterpå.
Når møtet kan utgå: NAV gir eksempler på når et møte er åpenbart unødvendig, blant annet når den ansatte uansett kommer tilbake i full jobb innen kort tid, eller når alvorlig sykdom gjør møtet meningsløst. Dokumenter vurderingen.
Dokumentasjonsplikten
§4-6 femte ledd sier at arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte er fulgt, herunder hvem som har vært innkalt til og har deltatt i dialogmøtet. I praksis bør dere ta vare på:
- oppfølgingsplanen med dato og senere oppdateringer
- datoen planen ble sendt til sykmelder
- innkallingen til dialogmøte 1 og deltakerlisten
- avtalene fra møtet, eller begrunnelsen dersom planen eller møtet var åpenbart unødvendig
Skriv ned funksjon og avtaler, ikke diagnoser. Helseopplysninger er særlige kategorier personopplysninger etter personvernforordningen artikkel 9, så lagre bare det som trengs, og begrens tilgangen.
Hva NAV gjør, og hva arbeidsgiver gjør da
Når fraværet passerer åtte uker, vurderer NAV om den sykmeldte er i arbeidsrelatert aktivitet slik folketrygdloven §8-8 krever. Plikten gjelder ikke når medisinske grunner klart er til hinder, eller når aktivitet ikke kan gjennomføres på arbeidsplassen. NAV skriver at de kan gi unntak hvis arbeidsgiveren kan dokumentere at det ikke er mulig å gjøre tilpasninger. Her betaler en god oppfølgingsplan seg.
Senest ved 26 uker holder NAV dialogmøte 2. Arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder kan be om et tidligere møte, og en arbeidsgiver som er registrert som nærmeste leder, kan be om møtet fra «Dine sykmeldte». NAV skriver at alle har plikt til å delta når NAV innkaller. Senest ved utløpet av sykepengeperioden skal NAV igjen vurdere om arbeidsrettede tiltak skal prøves (§8-7 a).
Arbeidsgivers ansvar slutter ikke der. NAV understreker at arbeidsgiverens plikt til å følge opp og tilrettelegge gjelder så lenge den ansatte er ansatt.
Vanlige feil
- Planen lages av lederen alene, uten den ansatte.
- Dialogmøte 1 forveksles med dialogmøte 2, og arbeidsgiver venter på at NAV skal innkalle.
- Gradert sykmeldte glemmes, selv om fireukersfristen for planen også gjelder dem.
- Møtet blir en samtale om diagnose og behandling i stedet for oppgaver og tilrettelegging.
- Ingenting er skrevet ned, så arbeidsgiver ikke kan vise hva som er gjort.
Sjekkliste for lederen
- Har dere skriftlige rutiner for sykefraværsoppfølging, og kjenner lederne dem?
- Er fristen for planen (4 uker) og dialogmøte 1 (7 uker) lagt inn i kalenderen fra første fraværsdag?
- Er planen laget sammen med den ansatte og sendt til sykmelder?
- Er innkalling, deltakere og avtaler dokumentert?
- Sendes oppdatert plan til NAV en uke før NAVs dialogmøter?
Oppfølgingen er lovpålagt, men det finnes ikke noe lovkrav om et bestemt kurs. Vil du gjøre den riktig første gang, lærer kurset i sykefraværsoppfølging ledere og HR hele løpet, med kursbevis samme dag, for 790 kr per deltaker. Det er generell veiledning, ikke rådgivning i en konkret sak; i vanskelige saker bør du involvere HR, bedriftshelsetjenesten, NAV eller jurist.