«Må verneombudskurset virkelig være på 40 timer?» Mange små virksomheter lurer på nettopp dette. Svaret er at 40 timer er hovedregelen, men at forskriften åpner for kortere opplæring på ett bestemt vilkår. Vilkåret er strengere enn mange tror på ett punkt, og løsere enn mange tror på et annet. I denne artikkelen går vi gjennom hva regelen faktisk sier, hvem som bestemmer, hva en god vurdering inneholder, og når det likevel er klokest å velge 40 timer.
Har partene gjort vurderingen og kommet fram til kortere opplæring, er forenklet verneombudskurs laget for akkurat det. Er dere usikre, er verneombudskurs 40 timer det trygge valget. Begge er gratis å starte.
Hva §3-19 faktisk sier
Regelen står i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §3-19. Hele paragrafen er to setninger:
«Opplæringens varighet skal være minst 40 timer. Det kan avtales en kortere opplæring enn 40 timer, dersom partene i fellesskap er kommet fram til at det er forsvarlig ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang.»
Det er alt. Legg merke til hva som ikke står der:
- Det står ikke at avtalen må være skriftlig.
- Det står ikke at det kreves en egen, formell risikovurdering. Men vurderingen av problemenes karakter og omfang er i praksis en vurdering av risikoforholdene i virksomheten (se under).
- Det står ikke hvor kort opplæringen kan være, eller at kortere opplæring bare gjelder virksomheter under en bestemt størrelse.
- Det står ikke hva som regnes som en time. Forskriften definerer ikke timebegrepet.
Arbeidstilsynet utdyper vilkåret på sin side om verneombud:
«I noen tilfeller kan arbeidsgiveren og arbeidstakerne avtale kortere opplæringstid enn 40 timer. En slik avtale må være basert på at risikoforholdene i virksomheten tilsier at det er forsvarlig med kortere opplæring. Da må de ha vurdert både innholdet og omfanget av opplæringen. En slik forsvarlighetsvurdering bør være skriftlig, og skal utarbeides av arbeidsgiver og arbeidstakerne i felleskap. Blir ikke partene enige, gjelder kravet om 40 timers opplæring.»
Vurderingen skal altså bygge på risikoforholdene i virksomheten, og den skal dekke både innholdet og omfanget av opplæringen.
Det er utbredt å tro at kortere opplæring krever «skriftlig avtale med begrunnelse i protokoll». Forskriften krever ikke det, men Arbeidstilsynet skriver at vurderingen «bør være skriftlig», og vi anbefaler det selv lenger ned.
Verneombudskurs under 40 timer: tre vilkår
Unntaket i §3-19 andre setning har tre deler som alle må være på plass.
1. Partene. Det er partene i virksomheten som avtaler kortere opplæring. Det er ikke kursleverandøren, ikke bransjeforeningen og ikke en konsulent. En kursleverandør som skriver at «kurset vårt er godkjent som kortere opplæring», sier noe forskriften ikke gir rom for: vurderingen hører hjemme i virksomheten.
2. I fellesskap. Arbeidsgiver kan ikke bestemme alene. Begge sider må ha kommet fram til det samme. Et vedtak i ledergruppen der verneombudet ikke er hørt, oppfyller ikke vilkåret.
3. Forsvarlig ut fra problemenes karakter og omfang. Vurderingen skal knyttes til arbeidsmiljøet i den konkrete virksomheten: hvilke problemer finnes, hvor alvorlige er de, og hvor mange. Budsjett, tidspress eller at «kurset er kjedelig» er ikke problemenes karakter og omfang.
Avgjør bransjen om det kan være kortere?
Nei. Det er risikoforholdene i akkurat deres virksomhet som teller, ikke bransjen. Les mer i verneombud eller AMU: når gjelder 40 timer.
Hvem er «partene»?
Forskriften definerer ikke ordet i §3-19. Vår lesning er at partene er arbeidsgiver på den ene siden og arbeidstakerne på den andre. Det støttes av neste paragraf. §3-20 sier at praktiske spørsmål om opplæringen avklares i samarbeid mellom arbeidsgiveren og arbeidstakernes tillitsvalgte, og at arbeidsgiveren avklarer dette med dem som skal delta i opplæringen der det ikke finnes tillitsvalgte.
I praksis betyr det:
- Har virksomheten tillitsvalgte, bør de være med i vurderingen.
- Har virksomheten ikke tillitsvalgte, bør verneombudet selv og eventuelle AMU-medlemmer som skal ha opplæringen være med.
- Arbeidsgiver bør være representert ved noen som kan forplikte virksomheten, typisk daglig leder.
Hva en god felles vurdering inneholder
Siden forskriften ikke sier hvordan vurderingen skal gjøres, er det opp til partene. Her er punktene vi mener en god vurdering bør dekke. De speiler innholdskravene i §3-18, som gjelder uansett hvor lang opplæringen er.
- Arbeidet som gjøres. Hva gjør de ansatte i verneområdet, hvor og når? Kontorarbeid på dagtid er noe annet enn skiftarbeid med maskiner.
- Fysiske forhold. Ergonomi, støy, inneklima, maskiner, fallfare, trafikk. §3-18 bokstav e nevner ergonomi, støy og inneklima særskilt.
- Kjemikalier og biologisk materiale. Brukes det kjemikalier eller biologisk materiale som nevnt i arbeidsmiljøloven §4-5, krever §3-18 andre ledd opplæring om helsefarene. Det kan ikke avtales bort.
- Psykososiale og organisatoriske forhold. Arbeidsmengde, konflikter, alenearbeid, vold og trusler, omstilling. §3-18 bokstav d.
- Historikk. Har det vært skader, avvik, sykefravær knyttet til arbeidet, pålegg fra Arbeidstilsynet eller konflikter de siste årene?
- Endringer framover. Planlegges nye lokaler, nytt utstyr, nye arbeidsoppgaver eller omorganisering?
- Verneombudets erfaring. Har personen hatt vervet før, eller er det første gang?
- Konklusjonen. Hvilken opplæring velger dere, hvor lang er den, og hvorfor er den forsvarlig?
- Det som legges til lokalt. §3-18 tredje ledd krever uansett ytterligere opplæring i det som er særlig viktig i virksomheten. Hva skal det være, og hvem gir den?
- Ny vurdering. Når skal dere se på dette igjen? Verneombud velges for to år av gangen (§3-4), så et nyvalg er et naturlig tidspunkt.
Eksempel: et lite regnskapskontor
Eksempel. Et regnskapskontor har sju ansatte i egne lokaler, dagtid, ingen kjemikalier utover vanlige rengjøringsmidler, ingen skader de siste årene, og et verneombud som har hatt vervet i to perioder. Partene setter seg ned, går gjennom punktene over, og kommer fram til at hovedutfordringene er ergonomi ved skjermarbeid og arbeidspress i årsoppgjøret. De konkluderer med at kortere opplæring er forsvarlig, supplert med en gjennomgang av egne rutiner for arbeidstid og tilrettelegging. Det skrives ned på én side og legges i HMS-mappen.
Eksempel: en mindre byggebedrift
Eksempel. En byggebedrift har ni ansatte som jobber på skiftende byggeplasser med stillas, maskiner og støv. Det har vært to skader det siste året, og et nytt verneombud er valgt. Her blir det vanskelig å konkludere med at kortere opplæring er forsvarlig. Problemenes karakter (fall, maskiner, støv) og omfang (skader, skiftende arbeidssted) trekker i motsatt retning. Partene velger 40 timer.
Må det være skriftlig?
§3-19 krever ikke skriftlighet, men Arbeidstilsynet skriver at forsvarlighetsvurderingen «bør være skriftlig» (Arbeidstilsynet: Verneombud). Vi anbefaler å skrive det ned, av tre grunner:
- Dokumentasjon ved tilsyn. Arbeidstilsynet vurderer om opplæringen er gitt og om den er forsvarlig. Da er det mye enklere å vise en kort, datert vurdering enn å rekonstruere en samtale.
- Kontinuitet. Ved nyvalg om to år vet de nye partene hva som ble lagt til grunn.
- Klarhet. Å skrive ned konklusjonen avslører fort om dere faktisk er enige.
Vi har laget en mal for felles vurdering av kortere opplæring som følger punktene over. Den sier tydelig at den er god praksis og dokumentasjon, ikke et lovkrav og ikke en godkjenning fra noen.
Innholdet kan ikke kortes ned
Det er lett å tro at kortere opplæring betyr færre temaer. Forskriften sier ikke det. §3-18 første ledd lister hva opplæringen skal gi deltakerne, uten å knytte det til varigheten. Opplæringen skal blant annet:
- gi forståelse av hva fullt forsvarlig arbeidsmiljø innebærer på deres arbeidsplass, og rollene til arbeidsgiver, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg, verneombud, bedriftshelsetjeneste og Arbeidstilsynet (bokstav a),
- gi kunnskap om det løpende HMS-arbeidet basert på bred medvirkning, god dokumentasjon og systematikk (bokstav b),
- gi kunnskap til å gjennomføre en enkel risikovurdering av fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold (bokstav c),
- gjøre deltakerne i stand til å identifisere faktorer som fremmer eller hemmer et godt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø (bokstav d),
- gjøre deltakerne i stand til å identifisere de viktigste fysiske arbeidsmiljøfaktorene, blant annet ergonomi, støy og inneklima (bokstav e),
- gi en innføring og orientering om arbeidsmiljøloven og andre aktuelle lover og regler (bokstav f).
Vår lesning er at kortere opplæring betyr samme temaer, behandlet kortere. Og tredje ledd gjelder fullt ut: det skal gis ytterligere opplæring i det som er særlig viktig for arbeidsmiljøet i virksomheten. Den delen må virksomheten legge til selv, uansett hvilket kurs verneombudet tar.
Hva Arbeidstilsynet kan gjøre
§3-21 gir Arbeidstilsynet tre verktøy:
- Gjør arbeidsforholdene det nødvendig med mer omfattende opplæring enn det virksomheten har besluttet, kan Arbeidstilsynet pålegge arbeidsgiveren å sørge for det.
- Arbeidstilsynet kan fastsette minimumskrav til opplæringen innenfor spesielle bransjer og typer av virksomhet.
- Er opplæring ikke planlagt eller ikke gjennomført, kan Arbeidstilsynet pålegge arbeidsgiveren å gjennomføre den, og fastsette innholdet og omfanget.
Det betyr at en avtale om kortere opplæring ikke er endelig. Den holder så lenge den faktisk er forsvarlig. Det er nok en grunn til å skrive ned hva dere la til grunn.
Kostnad, arbeidstid og lønn gjelder uansett lengde
Arbeidsgiver dekker utgiftene til opplæringen (arbeidsmiljøloven §6-5 tredje ledd). §3-20 sier at opplæringen skal gis snarest mulig etter nyvalg og fortrinnsvis legges i arbeidstiden, med full lønn. Gjelder det medlemmer av arbeidsmiljøutvalget, følger det samme av §7-4.
Verneombudet har også rett til å ta den nødvendige opplæringen ved kurs som arbeidstakernes organisasjoner arrangerer (§6-5 første ledd). Valg av tilbyder og format er et praktisk spørsmål partene avklarer etter §3-20.
Hvorfor 40 timer er standardvalget
40 timer er hovedregelen i forskriften, og det er det trygge valget når:
- partene ikke har gjort en felles vurdering,
- dere er uenige, eller usikre,
- virksomheten har fysiske risikoer, kjemikalier, vold og trusler, alenearbeid eller mye omstilling,
- verneombudet er nytt i vervet,
- det har vært skader, avvik eller pålegg.
Det er også et praktisk poeng: en god 40-timers opplæring gir verneombudet trening i det vervet faktisk består av. I vårt verneombudskurs på 40 timer er 18 timer på nett (teori, case og prøve) og 22 timer oppgaver på egen arbeidsplass, blant annet en vernerunde sammen med leder, en enkel risikovurdering av to funn og en tiltaksplan som leder bekrefter. Oppgavene vurderes av kursansvarlig før kursbeviset utstedes.
Fem vanlige misforståelser
«Vi er under 10 ansatte, så vi kan ta et kortere kurs.» Antall ansatte er ikke vilkåret. Vilkåret er problemenes karakter og omfang, vurdert av partene i fellesskap. En liten virksomhet med farlig arbeid kan trenge mer enn en stor virksomhet med kontorarbeid.
«Kursleverandøren sier kurset er godkjent som kortere opplæring.» Det finnes ingen slik godkjenning. Det er dere som gjør vurderingen, og det er dere Arbeidstilsynet spør.
«Kortere opplæring krever skriftlig avtale og protokoll.» Forskriften krever det ikke, men Arbeidstilsynet skriver at vurderingen bør være skriftlig. Skriv den ned, som forklart over.
«Har vi valgt kortere opplæring én gang, gjelder det for alltid.» Vurderingen gjelder forholdene slik de var da den ble gjort. Endrer arbeidet seg, eller velges et nytt verneombud, er det naturlig å se på den igjen.
«Kortere opplæring betyr at vi kan droppe psykososialt arbeidsmiljø.» Nei. Bokstav d i §3-18 gjelder uansett, og psykososiale forhold finnes på alle arbeidsplasser.
Hvordan velge mellom våre to kurs
- Verneombudskurs 40 timer: standardvalget for alle verneombud og AMU-medlemmer, og alltid når partene ikke har kommet fram til noe annet.
- Forenklet verneombudskurs: for virksomheter der arbeidsmiljøproblemene er få og oversiktlige, og partene i fellesskap har kommet fram til at kortere opplæring er forsvarlig.
Det finnes ingen offentlig godkjenningsordning for verneombud- og AMU-kurs, verken for våre kurs eller andres. Det er innholdet, omfanget og vurderingen dere har gjort som teller ved tilsyn.
Oppsummert
- Verneombudsopplæringen skal være minst 40 timer (§3-19 første setning).
- Kortere opplæring er lov når partene i fellesskap er kommet fram til at det er forsvarlig ut fra problemenes karakter og omfang (§3-19 andre setning).
- Forskriften krever ikke skriftlig avtale, men det er lurt å skrive ned vurderingen.
- Innholdskravene i §3-18 gjelder uansett lengde, og virksomheten må legge til opplæring i det som er særlig viktig hos seg (tredje ledd).
- Arbeidstilsynet kan pålegge mer omfattende opplæring (§3-21).
- Er dere usikre, velg 40 timer.