Spørsmålet «hvem må ta HMS-kurs for ledere» har et kort juridisk svar (arbeidsgiver) og et lengre praktisk svar (det avhenger av rollen, selskapsformen og om personen faktisk har personalansvar). Denne artikkelen går gjennom de vanligste situasjonene.
Det korte svaret: arbeidsgiver
Arbeidsmiljøloven §3-5 krever at «arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid». Plikten er personlig, ikke organisatorisk, og den kan ikke delegeres. Hvem som regnes som arbeidsgiver avhenger av selskapsformen.
AS (aksjeselskap)
Daglig leder er den formelle arbeidsgiveren og har plikten. Styreleder eller andre styremedlemmer har ikke plikten med mindre de også er daglig leder eller har faktisk personalansvar. I praksis sender mange AS-er flere personer på opplæring for å sikre kontinuitet ved sykdom eller fravær, men kun daglig leders kursbevis er det som juridisk dokumenterer pliktoppfyllelse.
Når daglig leder skifter, må den nye personen ta opplæringen før eller umiddelbart etter tiltredelse.
Enkeltpersonforetak (ENK)
Innehaver er per definisjon arbeidsgiver så lenge ENK-et har minst én ansatt. Et ENK uten ansatte har ingen §3-5-plikt, fordi det ikke finnes noen arbeidsmiljølov-pliktig virksomhet. Så snart første person ansettes, slår plikten inn fra dag én.
For ENK med innleid arbeidskraft (frilansere, konsulenter via faktura) er hovedregelen at innleide ikke utløser arbeidsgiverplikten, men dette er en juridisk gråsone som avhenger av kontrolltestens utfall (instruksjonsrett, arbeidssted, varighet). Ved tvil: ta kurset, det koster 75 minutter.
Stiftelser, foreninger og lag
Daglig leder har plikten dersom rollen finnes. Hvis stiftelsen ikke har daglig leder, går plikten over på styreleder. Frivillige organisasjoner som driver virksomhet med ansatte, omfattes på samme måte som AS.
Konsern og morselskap
Hver juridisk enhet i konsernet har sin egen plikt. Et morselskap med ansatte må ha daglig leders kursbevis; det samme må hvert datterselskap som har ansatte. Et felles HMS-kurs for hele konsernet dekker bare hver person der personen faktisk er daglig leder.
For mer komplekse strukturer er det god praksis å føre opp i HMS-mappen for hvert selskap hvilken person som har §3-5-kursbeviset for nettopp den enheten.
Mellomledere og avdelingsledere
§3-5 gjelder ikke mellomledere som juridisk plikt. De har likevel ofte de facto HMS-ansvar i sin avdeling, og mange virksomheter sender også mellomledere på kurs som god praksis. Dette er en virksomhetspolicy, ikke en lovpåla forpliktelse.
Verneombudsrollen er en separat plikt regulert av §6-5, og krever en annen type opplæring (typisk 40 timers grunnkurs). HMS Klar tilbyr Verneombud-40t som et separat kurs. Ikke bland sammen §3-5 (for arbeidsgiver) og §6-5 (for verneombud).
Styreleder og styremedlemmer
Styreleder har normalt ikke §3-5-plikt med mindre vedkommende også er daglig leder. Styret som kollegium har ansvar for at virksomheten oppfyller sine lovpålagte plikter, inkludert at daglig leder har gjennomført opplæringen, men har ikke selv plikten til å ha kursbeviset.
Mange styreledere velger likevel å ta kurset av to grunner: det styrker styrets HMS-tilsynsrolle, og det gir en backup hvis daglig leder slutter brått.
Deltid og delt stilling
Plikten følger rollen, ikke stillingsprosenten. En 40 prosent daglig leder har samme plikt som en 100 prosent daglig leder. To personer som deler daglig leder-rollen («delt rolle») bør begge ha kursbeviset, fordi rollen er den juridiske triggeren.
Innleide CEO-er, interim og rådgivere
Innleide daglige ledere som overtar formelt styringsansvar i en periode (interim CEO, krise-CEO) har plikten på samme måte som faste daglige ledere. Plikten er personrettet og slår inn straks vedkommende formelt registreres som daglig leder i Brønnøysund.
Rådgivere som ikke har formelt styringsansvar, har ikke plikten, selv om de praktisk leder organisasjonen.
Hva hvis virksomheten er nyetablert?
§3-5-plikten slår inn fra første ansettelse. For nye virksomheter er beste praksis å ta kurset i samme uke som første ansatt registreres. Det gir også god dokumentasjon hvis virksomheten skal søke offentlige anbud, godkjenninger eller forsikring.
Sjekkliste
Du må ta HMS-kurs for ledere etter §3-5 hvis:
- Du er daglig leder, og virksomheten har minst én ansatt.
- Du er innehaver av et ENK med minst én ansatt.
- Du er styreleder i en stiftelse uten daglig leder.
- Du er interim eller delt daglig leder.
Du bør vurdere det selv om du ikke må:
- Du er styreleder i AS og vil styrke tilsynsrollen.
- Du er mellomleder med reelt personalansvar.
- Du planlegger å overta daglig leder-rollen i nær framtid.
Du må ikke:
- Du er rådgiver uten formelt styringsansvar.
- Du er ansatt i et ENK uten egen ansattmasse.
- Du er styremedlem uten daglig leder-rolle.
Praktisk
Avgjør hvilken kategori du er i, ta kurset på 75 minutter, og legg kursbeviset i HMS-mappen. Hele prosessen er ferdig samme dag med HMS Klar.