Kort svar: Et stoffkartotek er virksomhetens samling av sikkerhetsdatablad og informasjonsblad for de farlige kjemikaliene den bruker eller oppbevarer. Arbeidsgiver skal opprette det før kjemikaliene tas i bruk (forskrift om utførelse av arbeid §2-1), holde det oppdatert på norsk (§2-2), bruke det i risikovurderingen (§2-3) og gi de ansatte lett tilgang til det (§2-4). Ansatte og verneombud skal få opplæring i å bruke det (§3-4).
Under går vi gjennom hva kravene betyr i praksis, med henvisning til forskriften og til Arbeidstilsynets veiledning.
Skal ansatte og verneombud lære å lese sikkerhetsdatablad og bruke kartoteket, gir kurs i kjemikalier og stoffkartotek den generelle teorien, med kursbevis. Opplæringen etter §3-4 må også dekke virksomhetens egne kjemikalier. Kurset er gratis å starte.
Hva er et stoffkartotek?
Arbeidstilsynet beskriver stoffkartoteket som en samling av sikkerhetsdatablader for farlige kjemikalier som brukes i virksomheten, i tillegg til informasjonsblad for andre helseskadelige stoffer og helsefarlig biologisk materiale. Hensikten er å samle kunnskapen om kjemikaliene på ett sted, slik at de ansatte vet hvordan de beskytter seg, og hva de skal gjøre ved søl, skade eller ulykker.
Forskriften deler innholdet i tre grupper (§2-1):
- Gruppe 1: kjemikalier som omfattes av REACH artikkel 31. For disse skal det ligge et sikkerhetsdatablad.
- Gruppe 2: andre farlige kjemikalier. For disse skal det ligge et informasjonsblad med minst navn, sammensetning, leverandør, fysikalske, kjemiske og helseskadelige egenskaper, toksikologiske data, risikomomenter, forebyggende vernetiltak og førstehjelpsbehandling.
- Gruppe 3: helsefarlig biologisk materiale, med et eget informasjonsblad.
Mangler en opplysning fordi den ikke er relevant eller teknisk mulig å gi, skal begrunnelsen stå i kartoteket.
Hvem må ha stoffkartotek?
Plikten følger kjemikaliene, ikke bransjen eller størrelsen på bedriften. Arbeidstilsynet skriver at arbeidsgivere i virksomheter som framstiller, pakker, bruker eller oppbevarer helsefarlige kjemikalier, har plikt til å opprette stoffkartotek. §2-1 tar også med kjemikalier som dannes under prosesser i virksomheten, for eksempel røyk eller støv.
I praksis treffer kravet langt flere enn kjemisk industri: renhold med rengjøringsmidler og desinfeksjon, bygg med lim, fugemasse og epoksy, verksted med løsemidler og oljer, frisører, laboratorier og landbruk. Har dere farlige produkter på lager eller i bruk, skal dere ha et kartotek.
Tidspunktet er viktig. Kartoteket skal være opprettet før de farlige kjemikaliene dannes, fremstilles, pakkes, brukes eller oppbevares. Det er ikke noe dere lager når tilsynet ringer.
Hva skal stoffkartoteket inneholde?
For de fleste produkter er innholdet sikkerhetsdatabladet. Arbeidstilsynets side om sikkerhetsdatablad sier at databladet skal være skrevet på norsk og ha 16 obligatoriske punkter, fra identifikasjon og fareidentifikasjon til førstehjelp, håndtering og lagring, eksponeringskontroll og verneutstyr, og sluttbehandling. Leverandøren har plikt til å stille databladet til rådighet, og Arbeidstilsynet presiserer at det ikke er nok at det ligger på leverandørens nettside.
Arbeidstilsynet trekker fram punkt 2, 3, 4, 7, 8, 11 og 15 som spesielt nyttige når arbeidsmiljøet skal vurderes. Det er der du finner farene, sammensetningen, førstehjelpen, lagringen, verneutstyret, de toksikologiske opplysningene og regelverket.
Kartoteket må speile det dere faktisk har. Rutinene skal sikre at det er siste utgave av databladene som ligger der. Datablad for kjemikalier som ikke lenger er i bruk, bør fjernes fra kartoteket, men arkiveres for seg, i tilfelle det senere oppdages yrkesskader.
Krav til utforming og oppdatering
§2-2 stiller tre krav:
- Format: kartoteket kan være elektronisk og/eller på papir, men skal være bygget opp slik at det er lett å søke fram informasjon om hvert kjemikalie.
- Språk: informasjonen skal være på norsk og være kortfattet og lett forståelig. Ansatte som ikke behersker norsk, skal få tilstrekkelig skriftlig informasjon og opplæring ut fra opplysningene i kartoteket.
- Oppdatering: arbeidsgiver skal ajourføre opplysningene når det skjer endringer eller avdekkes helseskadelige forhold som er vesentlige for å forebygge skader.
Arbeidstilsynet anbefaler at én person eller enhet får et koordinerende ansvar for innkjøp av kjemikalier, slik at nye produkter faktisk havner i kartoteket.
Tilgang for ansatte og verneombud
§2-4 er regelen de ansatte merker mest:
- Arbeidstakerne skal ha lett adgang til opplysningene om kjemikaliene de arbeider med eller kommer i kontakt med.
- De aktuelle sikkerhetsdatabladene og informasjonsbladene skal være tilgjengelige på det enkelte arbeidssted.
- Arbeidstakerne skal også ha tilfredsstillende adgang når kartoteket er elektronisk.
- Verneombudet skal ha tilgang til den delen som gjelder eget verneområde, og hovedverneombudet til hele kartoteket.
En perm på kontoret i et annet bygg, eller et program bare lederen har passord til, oppfyller ikke kravet for den som står med et søl på gulvet.
Slik brukes stoffkartoteket i risikovurderingen
Kartoteket er ikke et arkiv. Etter §2-3 skal arbeidsgiver bruke informasjonen til å sikre trygg håndtering og oppbevaring, og opplysningene skal brukes når risiko kartlegges, vernetiltak settes i verk og arbeidsinstrukser lages.
Det kobler kartoteket direkte til §3-1, som krever at arbeidsgiver kartlegger og dokumenterer kjemikaliene og vurderer enhver risiko. Vurderingen skal blant annet ta hensyn til kjemikalienes farlige egenskaper, leverandørens informasjon, mengde og bruksmåte, eksponeringens type, nivå og varighet, og grenseverdier. Det meste av dette henter du fra databladene i kartoteket. Trenger dere en struktur for selve vurderingen, har vi en mal for risikovurdering.
Stoffkartoteket i opplæringen
Et kartotek ingen kan bruke, hjelper lite. §3-4 krever at arbeidsgiver sørger for at både arbeidstaker og verneombudet får opplæring om:
- de farlige kjemikaliene på arbeidsplassen, risikoen og grenseverdiene
- bruk av stoffkartoteket
- den foretatte risikovurderingen og vesentlige endringer i den
- riktig bruk av arbeidsutstyret
- nødvendige vernetiltak
- håndtering av driftsforstyrrelser og nødsituasjoner
Ved arbeid med risiko for eksponering for kreftfremkallende, mutagene eller forplantningsskadelige kjemikalier skal opplæringen gjentas regelmessig. I tillegg krever §3-5 løpende informasjon, blant annet om stoffkartoteket.
Arbeidstilsynet beskriver målet med opplæringen slik: de ansatte skal kunne finne opplysningene de trenger i kartoteket, forstå innholdet i databladene og faktisk bruke opplysningene, særlig om tiltak.
Opplæringen har to deler. Den generelle teorien, som hvordan et sikkerhetsdatablad og faremerkingen leses og hvordan et kartotek brukes, er lik for alle. Den lokale delen, om akkurat deres kjemikalier, deres kartotek og deres risikovurdering, må arbeidsgiver gi på arbeidsplassen. Vårt kurs i kjemikalier og stoffkartotek er dokumentert teoriopplæring som gir den generelle delen, for 990 kr per deltaker. Det er ikke et offentlig godkjent kurs, for en slik godkjenningsordning finnes ikke, og det erstatter ikke den lokale opplæringen.
Sjekkliste for stoffkartoteket
- Finnes alle farlige kjemikalier dere bruker eller oppbevarer, i kartoteket?
- Er databladene på norsk og siste utgave?
- Kan de ansatte finne riktig datablad der de jobber, også i et digitalt system?
- Har verneombudet og hovedverneombudet den tilgangen forskriften krever?
- Brukes kartoteket i risikovurderingen og i arbeidsinstruksene?
- Har ansatte og verneombud fått opplæring i å bruke det, og er det dokumentert?
- Er utgåtte datablad fjernet fra kartoteket og arkivert for seg?